برنامج مقاولات Cloud أم Desktop أم Excel؟ وما الفرق بينهم؟

عندما تبدأ شركة المقاولات في البحث عن برنامج لإدارة أعمالها، تجد أمامها عدة اختيارات: ملفات Excel، أو برنامج Desktop يتم تثبيته داخل الشركة، أو برنامج مقاولات Cloud يعمل Online.

كل طريقة لها طبيعتها، لكن الاختيار يجب أن يعتمد على احتياجات الشركة وطريقة عمل المشروعات والمواقع.

استخدام Excel في إدارة المقاولات

يتميز Excel بالمرونة وسهولة إنشاء الجداول والحسابات، ولذلك تعتمد عليه شركات كثيرة خصوصًا في بداية نشاطها.

لكن المشكلة تظهر عندما يزيد عدد المستخدمين والمشروعات والملفات.

قد تجد الشركة عشرات الملفات الخاصة بالتكاليف والمستخلصات والخامات والمشروعات، ويصبح تجميعها للحصول على تقرير موحد عملية مرهقة.

برامج المقاولات Desktop

برامج Desktop تعمل عادة على أجهزة الشركة أو على شبكة داخلية.

يمكن أن تكون مناسبة لبعض الشركات، خاصة إذا كانت معظم العمليات تتم من مكان واحد.

لكن طبيعة المقاولات مختلفة، لأن العمل موزع بين المكتب الرئيسي والمواقع والمخازن وموظفين يعملون من أماكن متعددة.

وهنا تصبح سهولة الوصول إلى النظام من المواقع عاملًا مهمًا.

ما هو برنامج المقاولات Cloud؟

برنامج Cloud يعمل من خلال خادم مركزي ويمكن للمستخدمين المصرح لهم الوصول إليه عبر الإنترنت.

وبذلك يستطيع المكتب الرئيسي والمواقع والإدارة العمل على نفس قاعدة البيانات.

وهذا لا يعني فتح جميع البيانات لكل المستخدمين، حيث يمكن تحديد صلاحيات مختلفة حسب دور كل موظف.

ميزة قاعدة البيانات المركزية

من أهم فوائد Cloud للشركات التي لديها مواقع متعددة أن البيانات لا تكون موزعة على أجهزة وملفات مختلفة.

عندما يتم تحديث البيانات داخل النظام تصبح متاحة للمستخدمين المصرح لهم من خلال نفس قاعدة البيانات.

وهذا يساعد على تقليل مشكلة وجود أكثر من نسخة لنفس المعلومة.

Cloud وربط المواقع

طبيعة شركات المقاولات تجعل الوصول عن بُعد مهمًا.

مدير الشركة قد يحتاج إلى متابعة المشروعات خارج المكتب، والمكتب الفني يحتاج إلى بيانات المواقع، والإدارة المالية تحتاج إلى المعلومات المتعلقة بالتكاليف والمستخلصات.

النظام Online يجعل هذه الأطراف تعمل داخل منظومة واحدة.

هل Cloud أفضل دائمًا؟

الاختيار يعتمد على طبيعة الشركة.

شركة صغيرة جدًا تعمل من مقر واحد قد تستطيع الاستمرار باستخدام أدوات أبسط.

أما الشركة التي تدير عدة مشروعات ومواقع ومستخدمين وتحتاج إلى مشاركة البيانات بين الإدارات، فتزداد لديها أهمية النظام المركزي.

لذلك يجب تقييم احتياجات الشركة وليس اختيار النظام لمجرد كونه Cloud أو Desktop.

نظام حجاج للمقاولات Cloud

يعمل نظام حجاج للمقاولات Online عبر Cloud وتم تصميمه لربط العمليات المختلفة لشركات المقاولات في قاعدة بيانات مركزية.

يمكن من خلال النظام إدارة ومتابعة المشروعات والمواقع والخامات والتكاليف والمستخلصات والعمليات المرتبطة بها وفقًا لصلاحيات المستخدمين.

إذا كانت شركتك تعتمد حاليًا على Excel أو برامج منفصلة، يمكنك قراءة دليل برنامج إدارة شركات المقاولات وكيف تختار النظام المناسب لشركتك.

ولمعرفة كيف يساعد النظام في السيطرة على تكلفة المشروعات، اقرأ برنامج حسابات المقاولات وكيف تعرف التكلفة والربح الحقيقي لكل مشروع.